Tarvitaanko Powerpointia aina?

Montakohan Powerpoint-esitystä olen nähnyt elämäni aikana? Välillä haluaisin palata aikaan ennen slide deckejä. Olisi kiva nähdä ihmisiä touhuamassa piirtoheittimen kanssa tai ähertämässä esitystä valkotaululle omalla käsialallaan. Aletaankohan häissäkin pitämään puheiden sijasta Powerpoint-esityksiä?

Kalvot ovat sentään muuttuneet vuosien saatossa. Olemme saaneet kärsiä esityksistä, joiden katsominen nykypäivänä tuottaa myötähäpeää. Verkkokalvoillemme on poltettu muistoja esityskalvojen kehitysvaiheista.

Esityksiä ovat koristaneet hauskat Clipart-kuvat, erikoiset fontit ja liian värikkäitä taustat. Kalvoja ja niiden välisiä siirtymiä on elävöitetty hupaisilla animaatioilla ja erikoistehosteilla. Päätämme on särkenyt, kun olemme yrittäneet tihrustaa liian pientä tekstiä salin takarivissä.

Olemme nähneet kalvoja, jossa on vain yksi iskulause tai pelkkä kuva. Varsinainen asia on tullut puhujan suusta. Diaesitys on ollut pakollinen kylkiäinen.

Nyt katsomme viimeisen päälle tyyliteltyjä esityksiä. Yritysten esityspohjat ovat markkinointitiimin tai mainostoimiston tuotoksia. Niissä näkyy yrityksen väripaletti, brändi ja arvot. Pohjia uudistetaan vähintään kerran vuodessa. Valitettavan usein hienoja ominaisuuksia ei osata hyödyntää. Joko pohjien käyttö on vaikeaa, käyttäjät sooloilevat ohjeista huolimatta tai tekijällä on kiire.

Usein sekavat esitykset saavat alkunsa juuri kiireessä. Esityksen pitäjä kokoaa muistilistan asioista, joista hän aikoo puhua. Muistilista on pahimmillaan lauseiden muodossa, jotka luetaan suoraan kalvolta. Kuuntelija ehtii lukea kalvon sisällön ennen lukijaa.

Jatkuvassa etätyömoodissa katsoisin mieluummin esittäjän ilmeitä ja reaktioita kuin kalvoja täynnä tekstiä. Jos ajatuksena on kertoa satunnainen lista asioita, ne voi kertoa ilman esitystäkin. Tai listan voi lähettää kuuntelijoille etukäteen ennen kokousta. Palaverin tarkoitus voi olla tiedottaminen, jos joku on missannut viestin.

Diaesitysten tarkoitus on muuttunut viime vuosina. Esityksen täytyy usein palvella kahta käyttötarkoitusta: toimia etäkokouksessa esitysmateriaalina ja jälkeenpäin luettavana dokumenttina. Molempiin asioihin täytyy kiinnittää huomiota esitystä tehdessä.

Ensisijaisesti täytyy miettiä live-esityksen katselijaa. Diojen tulisi olla yksinkertaisia ja selkeitä. Suuri fonttikoko sekä teksteissä että taulukoissa helpottavat seuraamista.

Pitkiä listoja tulee välttää. Maksimissaan viisi luettelomerkkiä, joissa jokaisessa maksimissaan viisi sanaa. Listauksia voi elävöittää erilaisilla kuvioilla ja ikoneilla, mutta pitää olla selkeä tarkoitus.

Tarkkoja kuvaajia tai isoja taulukoita ei kannata yrittää ahtaa yhteen diaan. Ne voi esittää suoraan Excelistä tai muusta sovelluksesta.

Sisältöä täytyy pohtia myös sellaisen lukijan näkökulmasta, joka ei osallistunut esitykseen. Lukijan pitää saada sama tieto kalvoilta. Lisätietoa ja tarkentavia lauseita voi lisätä helposti piilotetuille dioille. Ne eivät näy esityksen aikana. Näin sama tieto on saatavissa yhdessä dokumentissa.

Hyvän esityksen tekeminen vaatii aikaa. Se ei onnistu vartissa ennen esityksen alkua. Parhaita esityksiä työstetään päiviä ellei viikkoja. Esitystä kannattaa kokeilla luonnostella paperille. Miellekartan avulla voi suunnitella esityksen rakenteen. Piirtämällä koko esityksen sisällön yhdelle A4-paperille on helppo muodostaa sisällöstä kokonaiskuva. Samalla dioista on mahdoton tehdä liian yksityiskohtaisia ja sanarikkaita.

Joskus tuntuu, että diaesityksellä halutaan vain pienentää esiintyjän videokuva Teams-palaverissa. Ihmiset puhuvat Powerpoint-kuolemasta kyllästyneenä jatkuviin kalvosulkeisiin. Meillä on käsissämme keinot välttää tylsistyminen.

Esitysmateriaalin idea on antaa esiintyjälle visuaalista tukea. Diaesityksellä pitää olla tarkoitus, eikä Powerpointia aina tarvita. Valkotauluille on myös olemassa digitaalisia vaihtoehtoja.